Conditions de traitement des données

Date d'entrée en vigueur : 07/08/2026

1. Champ d'application et acceptation

Les présentes Conditions de traitement des données de CAPTiX (les « Conditions ») s'appliquent chaque fois que CAPTiX sp. z o.o. (« CAPTiX », « nous ») traite des données personnelles pour le compte d'un client (le « Client », « vous ») en lien avec le logiciel Aikando et tout matériel XR/AR, application mobile ou web associée (les « Produits »), que le Client contracte directement avec CAPTiX ou par l'intermédiaire d'un revendeur autorisé (le « Partenaire »). En accédant pour la première fois aux Produits ou en les utilisant, le Client accepte d'être lié par les présentes Conditions, qui constituent un contrat de sous-traitance de données contraignant entre le Client et CAPTiX au sens de l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (le « RGPD ») et de toute loi équivalente sur la protection des données applicable au traitement. Les présentes Conditions sont intégrées par référence à l'accord régissant l'utilisation des Produits par le Client, et en font partie intégrante, que cet accord ait été conclu directement avec CAPTiX ou par l'intermédiaire d'un Partenaire.

2. Définitions

« RGPD » désigne le Règlement (UE) 2016/679. Les termes « données à caractère personnel », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée » et « violation de données à caractère personnel » ont le sens qui leur est donné dans le RGPD. « Sous-traitant ultérieur » désigne tout sous-traitant engagé par CAPTiX pour traiter des données personnelles pour le compte du Client. « Produits » désigne le logiciel Aikando, les intégrations matérielles XR/AR, ainsi que toute application mobile ou web associée fournie par CAPTiX. « Enregistrements » désigne tout enregistrement vidéo ou audio créé par une utilisation volontaire, initiée par l'utilisateur, de la fonctionnalité d'enregistrement optionnelle des Produits, décrite à la section 6.

3. Rôles des parties

S'agissant des données personnelles que le Client ou ses utilisateurs autorisés (les « Utilisateurs ») téléversent, génèrent ou saisissent dans les Produits, le Client est responsable du traitement et CAPTiX est sous-traitant ; CAPTiX ne traite ces données personnelles que sur instruction documentée du Client (y compris les instructions données via les paramètres de configuration des Produits), sauf si le droit de l'Union européenne ou d'un État membre l'oblige à faire autrement, auquel cas CAPTiX informera le Client de cette obligation légale avant le traitement, sauf si ce droit l'interdit.

Pour l'administration des comptes, la facturation, la gestion des licences, la journalisation de sécurité et la télémétrie de service que CAPTiX collecte pour exploiter, sécuriser et maintenir les Produits ainsi que sa relation avec le Client, CAPTiX agit en tant que responsable du traitement indépendant et détermine elle-même les finalités et les moyens de ce traitement.

4. Objet, durée, nature et finalité du traitement

Objet : la fourniture des Produits au Client. Durée : pendant toute la durée de l'accord entre le Client et CAPTiX, conclu directement ou par l'intermédiaire d'un Partenaire, augmentée des durées de conservation décrites aux sections 6 et 12. Nature : la collecte, le stockage, l'organisation, l'extraction, l'utilisation et la suppression de données personnelles par des moyens automatisés, dans la mesure nécessaire au fonctionnement des Produits. Finalité : fournir, assister, sécuriser et maintenir les Produits, y compris l'activation de compte et la vérification de licence, le support technique et le diagnostic, ainsi que, lorsque le Client active la fonctionnalité optionnelle concernée, l'enregistrement, le stockage en cloud et la récupération multi-appareils du contenu des sessions de formation décrits à la section 6.

5. Catégories de personnes concernées et de données personnelles

Personnes concernées : les Utilisateurs du Client, c'est-à-dire les employés et prestataires qui utilisent les Produits, et, de manière incidente, les tiers susceptibles d'apparaître dans les Enregistrements réalisés au moyen de la fonctionnalité d'enregistrement à la première personne (POV) des Produits.

Catégories de données personnelles :

• Données d'identification : nom, adresse e-mail et identifiants utilisateur nécessaires à la connexion et à la gestion des licences.
• Données techniques et d'utilisation : métadonnées de session, journaux de diagnostic et télémétrie générés par les Produits, dans la mesure où ils sont collectés à des fins de support, de sécurité et de performance.
• Données de compte et d'accès multi-appareils : identifiants de compte, historique de connexion et liste des appareils ou plateformes associés à un compte, lorsque la fonctionnalité optionnelle d'accès multiplateforme décrite à la section 6 est activée.
• Enregistrements : lorsque la fonctionnalité optionnelle d'enregistrement est activée, image et son captés depuis une perspective à la première personne (POV) pendant une session d'utilisation des Produits, montrant principalement les mains de l'Utilisateur et son environnement de travail immédiat, et pouvant incidemment et de manière inévitable inclure l'image ou la voix de tiers présents dans le champ de l'enregistrement.

CAPTiX ne traite pas intentionnellement de catégories particulières de données personnelles au sens de l'article 9 du RGPD, et n'analyse ni ne classe les Enregistrements en vue de détecter de telles données.

6. Fonctionnalité optionnelle : enregistrements, sauvegarde en ligne et accès multiplateforme

CAPTiX peut proposer au Client une fonctionnalité optionnelle permettant aux Utilisateurs d'enregistrer des sessions d'utilisation des Produits et, si le Client active le paramètre correspondant, de stocker ces Enregistrements dans le cloud et d'y accéder depuis plusieurs appareils ou plateformes. Cette fonctionnalité est désactivée tant que le Client ne l'active pas, et le Client peut la désactiver à tout moment. L'enregistrement de chaque session est toujours déclenché par une action volontaire et manuelle de l'Utilisateur ; les Produits n'enregistrent ni en continu ni à l'insu de l'Utilisateur.

Lorsque cette fonctionnalité est activée :

• Localisation : les Enregistrements et leurs sauvegardes sont stockés exclusivement sur une infrastructure située dans l'Espace économique européen (EEE). CAPTiX ne transférera pas les Enregistrements hors de l'EEE sans le consentement écrit préalable du Client.
• Conservation : les Enregistrements sont conservés par défaut pendant 90 jours à compter de leur création, après quoi ils sont automatiquement et définitivement supprimés, sauf si le Client configure une autre durée de conservation dans les paramètres des Produits. Le Client est seul responsable de la définition d'une durée de conservation conforme au droit qui lui est applicable, y compris toute règle locale relative à l'enregistrement ou à la surveillance sur le lieu de travail.
• Sauvegardes : les copies de sauvegarde sont créées selon un cycle n'excédant pas 24 heures, chiffrées au repos selon la norme AES-256 ou équivalente, chiffrées en transit selon TLS 1.2 ou supérieur, et supprimées dans un délai de 30 jours suivant la suppression des données primaires correspondantes.
• Contrôle d'accès : l'accès aux Enregistrements depuis plusieurs appareils ou plateformes requiert une authentification individuelle de l'Utilisateur. CAPTiX permet aux administrateurs du Client de révoquer à distance l'accès d'un appareil, journalise les événements d'accès (qui a accédé à un Enregistrement, quand et depuis quel appareil) pendant au moins 12 mois, et applique une expiration de session conforme aux bonnes pratiques de sécurité.
• Sous-traitant ultérieur : CAPTiX aura recours à un sous-traitant ultérieur répertorié sur https://www.captix.eu/fr/subprocessors, situé dans l'EEE, pour assurer le stockage en cloud de cette fonctionnalité, et suivra la procédure de notification et d'opposition décrite à la section 8 avant de recourir à tout sous-traitant ultérieur non encore répertorié.
• Absence de réutilisation : les Enregistrements sont exclus du champ des droits d'agrégation et d'anonymisation décrits à la section 14. CAPTiX n'utilise pas les Enregistrements, y compris leurs dérivés anonymisés ou agrégés, à des fins d'apprentissage automatique, de recherche produit, statistiques ou marketing, sauf accord écrit distinct des parties pour une finalité spécifique et définie.

Les paramètres techniques ci-dessus (durée de conservation, cycle de sauvegarde et choix du sous-traitant ultérieur) constituent des valeurs par défaut que CAPTiX peut faire évoluer au fur et à mesure du développement de cette fonctionnalité, sous réserve du maintien des garanties de localisation, de chiffrement, de contrôle d'accès et d'absence de réutilisation décrites ci-dessus, et sous réserve que tout changement de sous-traitant ultérieur suive la procédure de notification et d'opposition de la section 8. La mise à jour de ces paramètres techniques ne nécessite pas de nouvelle version des présentes Conditions.

7. Obligations de CAPTiX en tant que sous-traitant

CAPTiX s'engage à :

• ne traiter les données personnelles que sur instruction documentée du Client, sauf obligation légale contraire, auquel cas CAPTiX en informera le Client au préalable sauf interdiction légale ;
• veiller à ce que les personnes autorisées à traiter des données personnelles soient tenues à la confidentialité ;
• mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, décrites à la section 9 ;
• assister le Client, au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées, pour répondre aux demandes des personnes concernées exerçant leurs droits au titre du droit applicable en matière de protection des données ;
• assister le Client dans le respect de ses obligations relatives à la sécurité du traitement, à la notification des violations et aux analyses d'impact, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont dispose CAPTiX ;
• notifier au Client toute violation de données à caractère personnel sans retard injustifié, et en tout état de cause dans les 48 heures suivant sa découverte ;
• tenir un registre des catégories de traitements effectués pour le compte du Client, et mettre à disposition du Client les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer la conformité à la présente section.

8. Sous-traitance ultérieure

Le Client autorise CAPTiX de manière générale à recourir à des sous-traitants ultérieurs, notamment pour l'hébergement, l'infrastructure et le support technique, sous réserve de la présente section. La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs est publiée à l'adresse https://www.captix.eu/fr/subprocessors.

Avant d'ajouter un nouveau sous-traitant ultérieur ou de remplacer un sous-traitant existant, CAPTiX mettra à jour cette page et donnera un préavis d'au moins 14 jours en actualisant la date de « dernière mise à jour » et le journal des modifications de cette page. Le Client peut s'opposer à un nouveau sous-traitant ultérieur pour des motifs raisonnables liés à la protection des données dans ce délai, en contactant privacy@captix.eu ; si les parties ne parviennent pas à résoudre cette opposition, le Client peut résilier la partie concernée des Produits sans pénalité. CAPTiX veillera à ce que chaque sous-traitant ultérieur soit lié par des obligations de protection des données au moins aussi protectrices que celles énoncées dans les présentes Conditions, et demeure responsable envers le Client de l'exécution de ces obligations par chaque sous-traitant ultérieur.

Lorsque l'accord du Client est conclu par l'intermédiaire d'un Partenaire, celui-ci ne peut accéder aux données personnelles du Client que dans la mesure strictement nécessaire pour fournir un support en lien avec les Produits, agissant à ce titre en tant que sous-traitant ultérieur de CAPTiX. L'accès du Partenaire est soumis à des obligations de confidentialité, à un contrôle d'accès fondé sur les rôles et à une journalisation, et le Partenaire restitue ou supprime ces données personnelles à la cessation de son rôle, selon les modalités précisées dans l'accord du Partenaire avec CAPTiX. La présente section, ainsi que l'accord du Partenaire avec CAPTiX, constitue les conditions de sous-traitance que le Partenaire doit accepter avant d'obtenir l'accès aux données personnelles du Client.

9. Transferts internationaux de données

Lorsqu'un sous-traitant ultérieur traite des données personnelles en dehors de l'EEE, CAPTiX ne le fait que dans le cadre d'un mécanisme de transfert reconnu par le droit applicable en matière de protection des données, tel que les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une décision d'adéquation applicable, et communique sur demande le mécanisme de transfert et les garanties utilisées. CAPTiX se conforme aux lois sur la protection des données qui lui sont applicables ainsi qu'à celles applicables à la fourniture des Produits dans la juridiction du Client. En cas de transfert de l'accord du Client à un nouveau Partenaire, les données personnelles déjà traitées sont transférées à ce nouveau Partenaire sur la même base que celle décrite dans la présente section.

10. Mesures de sécurité

CAPTiX met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, comprenant notamment : un contrôle d'accès fondé sur le principe du moindre privilège, une authentification multifacteur pour les accès administratifs, le chiffrement des données en transit et, lorsque cela est techniquement possible, au repos, la journalisation et la surveillance des accès aux données personnelles, un processus de gestion des incidents de sécurité, des tests et mises à jour réguliers des mesures de sécurité, une ségrégation des environnements, des procédures de sauvegarde et de restauration, une gestion des vulnérabilités et des formations régulières du personnel. Sur demande, CAPTiX fournira au Client une description des mesures de sécurité alors en vigueur, dans la mesure raisonnablement nécessaire pour permettre au Client d'en évaluer la conformité.

11. Droit d'audit

Le Client peut auditer la conformité de CAPTiX aux présentes Conditions, y compris par une inspection sur site, au maximum une fois par année civile, moyennant un préavis écrit d'au moins 14 jours, sauf en cas de soupçon raisonnable d'incident de sécurité, de manquement aux présentes Conditions ou d'incident important lié à la protection des données, auquel cas cette limite ne s'applique pas. Un audit ne peut porter que sur la conformité aux présentes Conditions et au droit applicable en matière de protection des données. Les coûts de l'audit sont à la charge du Client.

12. Durée, suppression et restitution des données

Les présentes Conditions s'appliquent tant que CAPTiX traite des données personnelles pour le compte du Client au titre de l'accord régissant l'utilisation des Produits par le Client. À la résiliation, CAPTiX, au choix du Client, supprimera ou restituera toutes les données personnelles et leurs copies dans un délai de 30 jours, sauf si le droit applicable exige une conservation plus longue, et confirmera la suppression par écrit sur demande. Cela ne s'applique pas aux données anonymisées conformément à la section 14, sauf dans la mesure où elles permettraient d'identifier le Client, ses processus, installations, matériaux, indicateurs ou savoir-faire.

13. Droits des personnes concernées

CAPTiX assiste le Client, comme décrit à la section 7, pour répondre aux demandes des personnes concernées. Les personnes concernées souhaitant exercer leurs droits doivent en principe s'adresser directement au Client, en tant que responsable du traitement de leurs données personnelles ; les demandes reçues par erreur par CAPTiX seront transmises au Client sans retard injustifié.

14. Données agrégées et anonymisées

Indépendamment du traitement décrit ci-dessus, et sous réserve de l'exclusion prévue à la section 6 pour les Enregistrements, le Client accepte que CAPTiX puisse anonymiser et agréger les données techniques, de télémétrie et d'utilisation générées dans le cadre de la fourniture des Produits, et utiliser ces données anonymisées et agrégées à ses propres fins, notamment l'amélioration des Produits, le développement de modèles d'apprentissage automatique, ainsi qu'à des fins statistiques, de recherche et marketing. Une fois anonymisées de manière à ne plus permettre l'identification d'une personne physique, ces données cessent d'être des données personnelles et deviennent la propriété exclusive de CAPTiX.

15. Mises à jour des présentes conditions

CAPTiX peut mettre à jour les présentes Conditions afin de refléter des évolutions des Produits, du droit applicable ou de ses activités de traitement. Les modifications substantielles seront reflétées par une date d'entrée en vigueur actualisée en haut de cette page ; si une modification devait réduire les garanties dont bénéficie le Client, CAPTiX lui en donnera un préavis raisonnable.

16. Langue faisant foi

Les présentes Conditions sont rédigées en anglais, version qui fait foi. Les traductions dans d'autres langues sont fournies à titre purement informatif ; en cas d'incohérence, la version anglaise prévaut.

17. Contact

Toute question relative aux présentes Conditions ou au traitement des données personnelles par CAPTiX peut être adressée à privacy@captix.eu.